月曜日を壊さずに Tableau ユーザーをオフボーディングする

ひとりが、多くのものを所有している

アカウントは ID プロバイダーで閉じられます。チケットは完了になります。Tableau サイトでは、6種類のオブジェクトが今もその人を所有者として抱えています。所有者がライセンスを失うと、それぞれが違う振る舞いをします。

ワークブック

動き続けます。所有者はいなくなり、誰も責任を負いません。埋め込まれていた認証情報はその人のものでした。

パブリッシュ済みデータソース

同じです。その下流のすべてが問題を継承し、誰もそれを選んでいません。

フロー

去るユーザーとして認証していたなら、動かなくなります。下流の出力は静かに最後の結果を保ちます。

プロジェクト

パーミッションはコンテンツの置き場所から継承されます。生きた所有者のいないプロジェクトは、パーミッションモデルを生きた所有者のないままにします。

サブスクリプション

届かなくなるか、去った人宛てに届き続けるかのどちらかです。どちらも間違いで、気づかれるのは片方だけです。

更新タスク

抽出が更新を止めます。ダッシュボードは表示されたまま、その場で古くなります。

最後のものが高くつくものです。何ひとつ間違って見えません。

静かなままの失敗

気づかれずにいる期間が長い順に。

1. 生きた所有者のいない更新タスク。ダッシュボードはいつもどおり提供されます。背後のデータは毎日1日ずつ古くなります。
2. 送信され続けるサブスクリプション。受け取る人は、届くレポートは誰かが維持しているレポートだと思います。
3. 去った人が埋め込んだ認証情報。接続は動き続けます。その認証情報がローテーションされるか、アカウントが無効化されると止まります。
4. 止まったフロー。供給していたデータソースはまだ存在し、まだ行を返します。失敗は、誰かが見る場所から1ホップ離れたところにあります。
5. 個人スペースのコンテンツ。他の誰にも見えないので、他の誰も引き継げません。

誰が何を引き継ぐかを決める

再割り当ては技術的に見えます。それはビジネス上の判断です。ソフトウェアは所有を動かせますが、どこへ行くべきかを言えるのは人だけです。

• 明らかにチームのあるコンテンツ：管理者ではなく、そのチームの現在のリーダーに渡す。
• 誰も引き取らないコンテンツ：名前のある仮の所有者を付け、レビュー日を設定する。判断を落とさずに先送りする。
• 唯一の利用者が去る本人だったコンテンツ：証拠としてアーカイブする。決して開かない人に渡しても誰の役にも立たない。

抵抗する価値のあるパターンがひとつあります：すべてをオフボーディングを実行している人に移すこと。速く、可逆に感じられます。1年後には、何もしなかったのと同じに見えます。

先に見ておく価値のある5つのリスク

プランナーはこの5つを見つけ、計画がまだ読み取り専用のうちに表示します。まだ何も変わっていません。

埋め込まれた認証情報

その項目は去るユーザーとして認証しています。所有を動かしても再認証はされません。人が新しい認証情報を用意しなければなりません。

ロールの不一致

提案された新しい所有者のサイトロールが、このコンテンツを所有できません。中途半端な状態を残すのではなく、実行はそこで止まります。

生きた所有者のいないサブスクリプション

配信は去った所有者のもとで動き続けます。あるいは止まり、受信者は何も聞きません。

生きた所有者のいない更新タスク

スケジュールは所有者より長生きし、データは長生きしません。

プロジェクトをまたぐ移動

項目は別のプロジェクトに着地し、パーミッションはコンテンツの置き場所に従います。移動は誰が見られるかを変えます。

5つすべてが計画段階に現れます。計画段階は読み、提案し、何も変えません。それらについて議論するのはその瞬間です。

ひとつの順序ルール

ひとつの順序ルールが作業全体を支えます。ユーザーが「ライセンスなし」に設定されるのは、すべての再割り当てが成功した後だけです。

その逆を思い描く価値があります。先にライセンスを解放し、再割り当てがひとつ失敗したとします。今やコンテンツは、もう何も所有できないアカウントの下にあります。取り戻すのはクリックではなく、サポートとの会話になります。

すべての再割り当てが成功し、最後のライセンス変更だけが失敗することがあります。それはよい失敗です。コンテンツは安全で、ライセンスはまだ保持されています。残るのはひとつのアクションで、あなた自身のペースで行えます。

手順

1. 6種類すべてにわたって、そのユーザーが所有するすべてを発見する。プロジェクトツリーはその一部しか示さない。
2. どれかを承認する前に、リスクを含めて計画を読む。
3. 新しい所有者を人として選ぶ。既定値は、コンテンツがどこにも行き着かなくなる経緯です。
4. 承認し、再割り当てを最後まで実行させる。
5. その後でだけ、ライセンスを解放する。
6. 記録を保つ：何が、誰へ動き、誰が承認したか。

部屋にいる全員がライセンスを取り戻したがります。それでも、最後に動かすべきものです。ライセンスの回復はクリックひとつです。生きた所有者のいないダッシュボードの回復は、午後ひとつと、休暇中の誰かへの電話です。

早めに実行すべき検査

上のすべての項目は、その人がまだいるうちに見つけられます。それが直すのに最も安い瞬間です。四半期ごとの所有レビューは1時間ほどです。それ以降のすべての退職から、驚きの大半を取り除きます。

• 非アクティブ、またはもうライセンスのないユーザーが所有するコンテンツ。
• 背後に名前のある人がいないサービスアカウントが所有するコンテンツ。
• 作成以来、所有者の役割が変わったサブスクリプションと更新タスク。

移行チームは反対側から同じルールに行き着きます。まず所有を直す。さもなければ、問題はそのまま新しい環境へ移動します。